L'assemblée générale est le moment où l'association rend des comptes à ses membres. C'est aussi, pour beaucoup de bureaux, la corvée annuelle : convocations à envoyer, quorum à calculer, pouvoirs à compter, procès-verbal à rédiger.

La bonne nouvelle : rien n'y est compliqué. Tout tient à faire les choses dans l'ordre, et à ne pas découvrir la veille que vos statuts imposent un délai de convocation de quinze jours.

Première étape : relire vos statuts

Avant toute chose, ouvrez vos statuts et votre règlement intérieur. La loi de 1901 est étonnamment silencieuse sur les assemblées générales : elle n'impose ni fréquence, ni quorum, ni mode de convocation. Ce sont vos statuts qui font loi.

Notez précisément :

Si vos statuts sont muets sur un point, vous êtes libres — mais tranchez la question avant l'assemblée, pas pendant.

Deuxième étape : convoquer dans les règles

La convocation doit partir dans le délai prévu et contenir l'ordre du jour. C'est le point le plus souvent contesté : une décision prise sur un sujet absent de l'ordre du jour peut être annulée.

Une convocation correcte comporte :

Envoyez la convocation à tous les membres qui ont le droit de voter, et gardez la preuve de cet envoi. En cas de contestation, c'est cette preuve qui compte.

Troisième étape : les pouvoirs

Un adhérent absent peut se faire représenter, si les statuts le permettent. Deux règles à tenir fermement :

  1. Le mandataire doit être lui-même membre de l'association, sauf mention contraire des statuts.
  2. Le nombre de pouvoirs par personne est limité, sinon une poignée de personnes contrôle l'assemblée.

Tenez le compte des pouvoirs au fur et à mesure de leur réception, pas le jour J. Un tableau avec le nom du mandant, celui du mandataire et la date de réception suffit.

Quatrième étape : le quorum

Le quorum se calcule en additionnant les présents et les représentés. S'il n'est pas atteint, vous ne pouvez pas délibérer valablement.

Anticipez ce cas : la plupart des statuts prévoient qu'une seconde assemblée, convoquée sur le même ordre du jour, délibère sans condition de quorum. Certaines associations convoquent d'emblée les deux dates dans la même lettre — vérifiez que vos statuts l'autorisent.

Cinquième étape : la feuille d'émargement

Chaque participant signe en arrivant. La feuille d'émargement est la preuve du quorum ; sans elle, vos délibérations sont fragiles.

Elle doit faire apparaître, pour chaque ligne : le nom du membre, s'il est présent ou représenté, le nom du mandataire le cas échéant, et une signature.

Sixième étape : les votes

Pour chaque résolution, annoncez clairement le texte soumis au vote avant de faire voter, puis consignez le résultat : pour, contre, abstentions.

Rappelez-vous que les abstentions ne se comptent pas de la même façon selon les statuts : tantôt elles sont exclues du calcul de la majorité, tantôt non. Là encore, la règle doit être connue avant, pas discutée après.

Septième étape : le procès-verbal

Le procès-verbal est le seul document qui subsiste. Il doit permettre à un tiers — un banquier, un financeur, un juge — de reconstituer ce qui s'est passé.

Il contient : la date et le lieu, le nombre de présents et de représentés, le constat du quorum, l'ordre du jour, un résumé des débats, le texte de chaque résolution avec son résultat chiffré, et la signature des personnes désignées par les statuts.

Rédigez-le rapidement, tant que les souvenirs sont frais, et diffusez-le aux membres.

Après l'assemblée : les formalités

Si l'assemblée a changé les dirigeants, modifié les statuts ou transféré le siège, vous devez le déclarer en préfecture dans les trois mois. Cette déclaration se fait en ligne et conditionne la mise à jour de votre récépissé — document que vous redemandera votre banque et chaque financeur.

AssoGo prend en charge les convocations, les confirmations de présence, les pouvoirs avec contrôle du nombre maximum, le calcul du quorum, le vote en ligne par résolution et l'export du procès-verbal.